-
NL dienstverlener
-
ISO 28500
-
Betaalbaar
-
Open-source
Inleiding
Het archiveren van de website(s) van uw organisatie is waarschijnlijk niet iets waar u dagelijks mee bezig bent. Wij wel en we nemen u graag mee in de te nemen stappen.
Dit stappenplan is een samenvattende weergave van het traject vanaf de opvatting 'we moeten onze website(s) laten archiveren' tot aan de daadwerkelijke archivering.
Stap 1: noodzaak vaststellen
Het archiveren van websites is verplicht voor (semi)overheden en sommige publieke organisaties die bijvoorbeeld overheidstaken uitvoeren.
Organisaties die verplicht zijn om website(s) te laten archiveren waarop informatie en besluiten gepubliceerd worden zijn o.a.:
- Rijksoverheid.
- Provincies.
- Gemeenten.
- Waterschappen.
- Zelfstandige bestuursorganen (ZBO's).
- Publiekrechtelijke bedrijfsorganisaties.
- Samenwerkingsverbanden tussen overheden.
- Particuliere organisaties met publieke taken.
Lees meer op de pagina 'voor wie'.
Stap 2: websites inventariseren
Om een prijsopgave te kunnen opvragen moet u weten welke van de websites van uw organisatie in aanmerking komen.
Alle websites van bovengenoemde organisaties waarop publiek informatie of besluiten gepubliceerd worden moeten wettelijk gearchiveerd worden. Maak een inventarisatie zodat u een compleet beeld heeft van de te archiveren websites.
Stap 3: prijsinschatting
Mogelijk is uw organisatie verplicht om de opdracht tot het archiveren aan te besteden. Vraag aanbieders om een prijsinschatting (marktconsultatie).
Om te weten of het archiveren van uw websites mogelijk aanbesteed moet worden zult u moeten weten in welk bereik de kosten ongeveer zullen uitkomen. U kunt ons om een prijsinschatting vragen.
Voor het maken van een prijsinschatting stuurt u ons de lijst met de te archiveren websites. Wij voeren vervolgens een testarchivering uit om te bepalen wat de totale opslagbehoeft is en hoeveel CPU-tijd het archiveren kost. We kunnen u vervolgens een prijsinschatting geven (of een offerte, maar daar heeft u alleen iets aan als u niet hoeft aan te besteden).
Met de opgehaalde informatie kunt u vervolgens bepalen of de opdracht uitbesteed moet worden. Een hulp hierbij is bijvoorbeeld het Expertisecentrum Aanbesteden PIANOo (externe link).
Met de opgehaalde informatie kunt u ook bepalen of de kosten van het archiveren van de website(s) binnen de lopende begroting passen. Zo niet dan zult u eerst een afzonderlijk besluitvormingstraject moeten starten om budget beschikbaar te maken.
Stap 4a: offerte opvragen
Hoeft u niet aan te besteden? Dan vraagt u vervolgens eenvoudig een offerte aan via onze contactpagina.
Laat ons weten welke websites gearchiveerd moeten worden. Wij voeren vervolgens een testarchivering uit om (nogmaals) te bepalen wat de totale opslagbehoefte is en hoeveel CPU-tijd het archiveren van uw websites kost.
Afhankelijk van hoe lang het uitvoeren van de testarchivering duurt ontvangt u gemiddeld binnen enkele werkdagen tot 1 a 2 weken een offerte van ons. Voor de op de offerte vermelde prijs kunnen wij het archiveren van de vermelde websites op de genoemde frequentie voor u uitvoeren en u compleet ontzorgen.
Stap 4b: aanbesteden
Is uw organisatie verplicht om deze opdracht aan te besteden? Dan kunt u de opdracht op Tendernet plaatsen.
Vervolgens kunnen aanbieders in de markt reageren op uw aanbesteding. Het plaatsen van een aanbesteding vereist een intern besluitvormingstraject waarin bijvoorbeeld de eisen goed worden geformuleerd.
Stap 5: archiveren
Bent u akkoord met onze offerte of hebben wij de aanbesteding 'gewonnen'? Dan kan het archiveren beginnen.
Na het accepteren van de offerte of het afronden van het aanbestedingstraject kunnen we beginnen met het archiveren van uw website(s).
U ontvangt van ons per website een unieke link naar een pagina waarop uw website archieven zichtbaar worden en waar men kan browsen over historische versies van uw website, of waar men de .warc archieven rechtstreeks kan downloaden.
Facturatie vind steeds jaarlijks vooraf plaats. Overeenkomsten zijn jaarlijks opzegbaar. U kunt ook altijd via FTP bij uw website archieven. U bent hierdoor altijd in staat om uw website archieven te verhuizen of zelf ook te bewaren.
Nu starten
Snel aan de slag? Neem contact met ons op en vermeld de website(s) die gearchiveerd moeten worden en met welke frequentie (hoe vaak moet een website gearchiveerd worden?).
U ontvangt dan snel een reactie van ons.